Politique de confidentialité de CWT

Carlson Wagonlit Canada (CWT) prend très au sérieux la protection de confidentialité de ses clients. Pour ajouter à ses politiques de longue date sur la confidentialité, CWT doit également s'assurer que les renseignements personnels qu'elle obtient de ses clients sont utilisés et communiqués en toute conformité avec la loi en vigueur, incluant sans toutefois s'y limiter, la Loi sur la protection des documents personnels et les documents électroniques du Canada et autres réglementations provinciales analogues. .

Dernière mise à jour – Octobre 2016

INTRODUCTION

Carlson Wagonlit Canada, société en nom collectif de CW Travel Canada, Ltd. et 152812 Canada Inc. (ci-après 'CWT') prend très au sérieux la protection des données personnelles qui sont en sa possession. Cette Politique de confidentialité (ci-après 'Politique') a été développée pour expliquer la façon dont CWT traite les données personnelles qu'elle recueille ainsi que les détails de ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques (ci-après 'LPRPDE').

Retour au haut de la page

QU’EST-CE QUE LA LPRDPE ?

La LPRPDE est une loi fédérale qui définit les règles applicables à la façon dont les entreprises du secteur privé appliquent leurs droits de recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels dans le cadre d'activités commerciales. La LPRPDE maintient l'équilibre de ces droits entre le besoin d'une entreprise à recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels et les entendements qu'une personne raisonnable jugerait appropriés selon les circonstances.

Retour au haut de la page

EN QUOI CONSISTENT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Les renseignements personnels sont des renseignements identifiables à propos d'un individu. Des exemples de données personnelles incluent : le genre, la date de naissance, le numéro de permis de conduire, les adresses actuelles ou passées, le numéro de téléphone, l'itinéraire de voyage et le nom des membres de sa famille.

Retour au haut de la page

QU’ENGLOBE CETTE POLITIQUE ?

La présente politique explique de quelle manière CWT se conforme à la LPRPDE, y compris les raisons pour lesquelles les renseignements sont saisis, utilisés et divulgués, la façon dont CWT traite les renseignements personnels et vos droits concernant vos renseignements personnels. Ils sont coordonnés suivant les principes énumérés selon le code type de l'Association canadienne de normalisation qui se trouve à l'Annexe II de la LPRPDE, selon lequel les responsabilités de confidentialité de CWT sont coordonnées. Cette politique s'applique également à tous les individus dont les renseignements personnels sont saisis par CWT, y compris, sans toutefois s'y limiter, lorsqu'ils s'inscrivent au Club Vacances CWT, acceptent de recevoir des messages commerciaux par voie électronique ou achètent des services touristiques.

Cette politique de confidentialité se limite aux renseignements personnels que vous transmettez personnellement à CWT ou par le biais des sites Internet qui appartiennent ou qui sont exploités par CWT. CWT n'est aucunement responsable en ce qui concerne les sites Internet de ses entreprises affiliées, franchisées ou de ses fournisseurs touristiques.

Retour au haut de la page

RESPONSABILITÉ

La responsabilité des renseignements personnels qui sont confiés à CWT relève du responsable de la protection des renseignements personnels. L'individu responsable de la protection des renseignements personnels pourrait changer de temps à autre, cependant, son identité peut être obtenue sur demande.

À l'occasion, CWT divulguera à des tiers des renseignements personnels qui lui ont été confiés, uniquement à des fins connues, et en ayant préalablement obtenu votre consentement. Lorsqu'elle divulgue des renseignements personnels, CWT le fait par voie contractuelle pour s'assurer qu'ils sont traités par lesdits tiers conformément à la LPRPDE.

La protection de vos renseignements personnels revêt une importance extrême pour CWT. Par conséquent, des procédures ont été prises pour donner effet à ladite politique. Les employés de CWT ont reçu une formation sur cette politique ainsi que sur les mesures prises pour sa mise en oeuvre.

Retour au haut de la page

POURQUOI RECUEILLONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

CWT ne saisit vos renseignements personnels identifiables que lorsque vous en avez été avisé et que vous y avez consenti. CWT saisit, utilise et divulgue les renseignements personnels selon les produits et services que vous nous avez demandés. Par exemple, nous saisissons, utilisons et divulguons des renseignements personnels dans le but d'achever pour vous la coordination de votre voyage, lorsque vous choisissez de participer à nos concours, lorsque vous vous abonnez à nos infolettres et pour vous fournir des liens vers des services ou sources d'information qui répondent à vos besoins. Nos infolettres et courriels nous permettent de communiquer avec des individus qui ont consenti à ce que nous le fassions. Si d'autres sources de renseignements sont utilisées, nous n'enverrons des courriels qu'à des individus qui ont expressément communiqué leur adresse de courriel dans le but de recevoir éventuellement des offres et de l'information de la part de CWT. Chaque infolettre affichera l'adresse de courriel du destinataire et des directives simples qui lui permettre de se désabonner de la liste, s'il le souhaite.

Nous recueillons vos renseignements personnels non identifiables afin de mieux comprendre comment vous utilisez notre site Internet. Les renseignements sur la visite d'un utilisateur sont consignés, mais votre adresse IP ne sera jamais reliée à des renseignements personnels identifiables. Les statistiques d'utilisation ne sont pas saisies de manière intrusive. Les fichiers journaux sont des documents confidentiels qui sont surtout utilisés par l'administrateur du serveur aux fins d'avis d'erreur et pour surveiller le rendement d'un site Internet. À l'occasion, des portions des fichiers journaux peuvent être consultées par d'autres aux fins d'administration du serveur, par mesure de sécurité et lorsque la loi l'exige.

CWT recueille des renseignements personnels identifiables et des renseignements personnels non identifiables dans le but de mieux vous servir et de vous offrir des produits et des services qui pourraient vous intéresser.

Les fins suivant lesquelles CWT saisit, utilise et divulgue des renseignements personnels reposent sur les produits et services que vous nous avez demandé. Ce peut être aux fins suivantes (entre autres):

  • Effectuer des réservations de voyage particulières ou l'achat de produits ou services. Ces renseignements peuvent être votre nom, votre adresse, vos numéros de téléphone, votre adresse de courriel, des renseignements concernant votre santé, vos proches, vos données de carte de crédit et renseignements sur les visas et passeports requis pour votre voyage;
  • Connaître vos préférences pour que nous puissions vous servir plus efficacement lorsque vous nous demandez un produit ou un service et pour attirer votre attention sur des produits ou services qui pourraient vous intéresser. Ces renseignements peuvent inclure les renseignements précités ainsi que d'anciens points de départ ou un lieu de départ actuel, les destinations envisagées, des préférences de voyage (par exemple croisières ou écotourisme), compagnie aérienne, préférence des sièges ou des repas à bord, de l'hôtel ou de la catégorie de chambre, entreprise de location de voiture et catégorie de voiture, et le statut familial;
  • Les communications entre vous et CWT ainsi que des notes à propos de ces communications;
  • Renseignements personnels relatifs à des fins connexes comme l'assurance voyage et les devises étrangères;
  • CWT pourrait vendre des produits ou services sur un site qui appartient ou est exploité par CWT. Au moment de l'achat, CWT aura besoin de renseignements personnels, professionnels et financiers comme votre nom, votre adresse de courriel, votre adresse de livraison et de facturation ainsi que de votre numéro de carte de crédit afin d'achever la vente;
  • Lorsque vous participez à un concours commandité ou administré par CWT, CWT saisira certains renseignements dans le but de communiquer éventuellement avec vous aux fins d'administration du concours;
  • CWT pourrait utiliser personnellement et/ou divulguer à d'autres entreprises des renseignements personnels non confidentiels comme le nom et l'adresse aux fins de vous présenter des services. À cet effet, le consentement peut être retiré en tout temps en communiquant avec CWT par téléphone au numéro indiqué ou par courriel à l'adresse mentionnée à la fin de ce document; vous devez cependant allouer dix (10) jours à CWT pour effectuer ce retrait;
  • Les renseignements personnels sont saisis aux fins d'identification;
  • Advenant la vente de CWT, vos renseignements personnels pourraient être divulgués à l'acheteur et utilisés par ce dernier à l'une ou l'autre des fins prévues dans la présente politique. Le consentement ne peut être retiré à cette fin;
  • CWT communique certains de vos renseignements personnels comme vos coordonnées et les détails du voyage que vous avez acheté auprès de CWT à ses filiales et franchises qui ont conclu une convention d'associé avec CWT. Ces filiales et franchisés peuvent utiliser ces renseignements pour communiquer avec vous et vous présenter des produits et services qui risquent de vous intéresser;
  • Dans certains cas, des fichiers témoins seront utilisés pour maximiser le fonctionnement du site Internet. Un fichier témoin est un élément de données qu'un site Internet envoie à votre fureteur et qui peut par la suite être stocké dans votre ordinateur;
  • CWT a installé des options publicitaires Google Analytics qui utilisent des fichiers témoins de premier et de troisième niveau pour saisir et divulguer des renseignements sur l'utilisation de l'Internet dans votre ordinateur pour que CWT et d'autres puissent adapter leurs offres de produits et services respectives à l'utilisateur dudit ordinateur selon son utilisation de l'Internet. Ces renseignements ne vous identifieront pas personnellement. Si vous souhaitez vous désabonner de cette option publicitaire Google Analytics sur n'importe lequel appareil informatique, vous pouvez le faire en cliquant sur le lien https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/ et en téléchargeant l'option navigateur pour Google Analytics JavaScript (ga.js, analytics.js, dc.js) pour éviter que vos données soient utilisées par Google Analytics.

Dans certains cas, un site de CWT aura un lien vers les sites d'autres entreprises. CWT n'est pas responsable du contenu ou des pratiques sur la confidentialité de ces autres sites. Vous devez personnellement prendre connaissance de la politique sur la confidentialité de ces sites et déterminer si elle protège vos renseignements personnels de manière responsable et satisfaisante.

Retour au haut de la page

MÉDIAS SOCIAUX

Les comptes de médias sociaux de CWT (CWTVacationsCanada, CWTVacationsCA ou CWTVacancesCA) amassent les informations personnelles que vous révélez par le biais de vos comptes de médias sociaux, lorsque vous cliquez sur ‘suivre’, ‘J'aime’ ou que vous interagissez de façon similaire avec nos comptes. Nous vous ferons parvenir des promotions à travers ces voies de communication à l'aide de publicités et moyens publicitaires similaires. Vous pouvez contrôler les renseignements ainsi que la façon dont vous les recevez, en ajustant les paramètres de vos comptes de médias sociaux.

Retour au haut de la page

CONSENTEMENT

Le consentement est requis pour la saisie de renseignements personnels aux fins précitées ou à toute autre fin que CWT identifiera de temps à autre.

La forme de consentement requise par CWT pourrait varier selon la confidentialité des renseignements demandés et les attentes raisonnables du client. Le consentement sera implicite pour toute fin à moins qu'un consentement explicite soit requis.

CWT peut recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement dans des circonstances contenues dans la LPRPDE. Par exemple, CWT peut divulguer des renseignements personnels à une agence de perception aux fins de saisir tout montant dû.

Retour au haut de la page

LIMITATION DE LA CUEILLETTE

CWT ne saisit aucun renseignement personnel sans discernement. CWT limite la cueillette de renseignements personnels au nécessaire et pour des fins qu'elle aura identifiées.

CWT saisit principalement les renseignements personnels avec votre consentement; cependant, les renseignements personnels peuvent également être saisis auprès d'autres sources dont des gens qui prétendent avoir le droit de divulguer l'information.

Les renseignements personnels que CWT saisit avec votre consentement peuvent être saisis de différentes façons, y compris en étant divulgués directement par vous à CWT, découlant de vos transactions avec CWT, ou observés par CWT.

Le type de renseignements personnels qui pourraient être saisis sont les suivants (entre autres) : (i) les renseignements relatifs aux services touristiques ou aux programmes de fidélisation du Club Vacances, dont le nom, l'adresse, le montant payé, l'historique de paiement, les plaintes, les demandes et semblables; et (ii) les renseignements qui permettent de vous identifier.

Retour au haut de la page

LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA CUEILLETTE ET DE LA CONSERVATION

CWT ne saisit et ne divulgue les renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles ils ont été saisis ou conformément à la LPRPDE. Toute nouvelle fin pour laquelle les renseignements doivent être utilisés ou divulgués, doit être documentée et le consentement obtenu.

Sauf indication contraire dans la présente politique, CWT conserve vos renseignements personnels pendant au moins sept (7) ans suivant l'expiration de tout service fourni par CWT. Les renseignements personnels seront détruits par déchiquetage ou autrement. Les services d'un sous-traitant pourraient être retenus pour la destruction des renseignements personnels; toutefois, ce sous-traitant devra fournir à CWT une preuve d'assurance indiquant qu'il protègera lesdits renseignements personnels. Vos renseignements personnels relatifs à l'envoi de promotions et d'infolettres à votre intention seront conservés jusqu'à ce que vous choisissiez de vous désabonner de ces envois.

Retour au haut de la page

EXACTITUDE

Les renseignements personnels seront conservés avec le plus d'exactitude, de précision et de mise à jour possible aux fins pour lesquelles ils doivent être utilisés. Vous devez informer CWT de tout changement à vos renseignements personnels. Si vous n'êtes pas certain de l'exactitude de vos renseignements personnels que CWT aura recueillis, veuillez communiquer avec CWT par téléphone au numéro indiqué ou par courriel à l'adresse indiquée à la fin de ce document.

Retour au haut de la page

SÉCURITÉ

CWT protège les renseignements personnels contre toute perte ou tout vol; ainsi que l'accès non autorisé, la divulgation, la copie ou la modification; avec la protection de sécurité requise pour les renseignements personnels confidentiels. Les dossiers sont protégés et conservés dans des endroits réservés aux employés, et/ou dans des classeurs ou des pièces verrouillés. Les employés de CWT ont été informés de la nécessité de protéger les renseignements personnels et qu'ils ne peuvent accéder à ces renseignements qu'au besoin. CWT utilise également des murs de feu et des mots de passe pour protéger les renseignements personnels électroniques.

CWT a instauré des mesures de sécurité afin de protéger les données numériques contre la perte, l'utilisation non autorisée et la modification de données vous concernant et qu'utilise notre système. Nous assumons cette responsabilité par le biais de prise régulière de copies de sécurité, la mise à jour rapide des fichiers de sécurité ainsi qu'une révision périodique de nos systèmes et méthodes de sécurité

Au moment de l'achat et pour conclure la vente, nous aurons besoin de renseignements personnels que nous transmettrons aux compagnies de carte de crédit ou aux fournisseurs du domaine touristique. Ces renseignements sont transmis en chiffrement 128-bit et nous avons recours à la technologie SSL (Secure Socket Layer) pour protéger votre achat en ligne. Dès que votre achat a été traité, nous ne conservons ni ne pouvons accéder à vos données de carte de crédit sur notre serveur. Aux fins de conclure la transaction financière ou l'achat, vos renseignements financiers pourraient être acheminés à une tierce personne désignée. Au moment de l'achat et selon le cas, nous vous communiquerons le nom de cette tierce personne désignée.

Retour au haut de la page

FRANCHISE

Les politiques et pratiques de CWT relatives à la gestion des renseignements personnels sont contenues à la présente politique. La politique ainsi que tout renseignement et document supplémentaire peuvent être obtenu auprès du responsable de la protection des renseignements personnels. Cela comprend :
  • Un Formulaire de demande de renseignements personnels qui peut être utilisé pour se renseigner ou obtenir accès à des renseignements personnels que détient CWT; et
  • Un Formulaire de plainte concernant la protection de la confidentialité qui peut être utilisé pour formuler une plaine concernant le traitement des renseignements personnels fait par CWT.
Retour au haut de la page

ACCÈS PERSONNEL

Sur demande écrite, CWT divulguera l'existence, l'utilisation et toute transmission de renseignements personnels effectuée et vous donnera accès à vos renseignements. Les demandes écrites doivent être acheminées au responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse mentionnée à la fin de cette politique. Les Formulaires de demande de renseignements personnels sont disponibles sur demande auprès du responsable de la protection des renseignements personnels. Si vous avez besoin d'aide pour cette demande, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels.

CWT répondra à une demande d'accès dans les trente (30) jours suivant la réception de la demande, sauf si une prolongation est requise, en vertu de la LPRPDE, alors que la réponse pourrait nécessiter jusqu'à trente (30) jours de plus. CWT pourrait exiger des frais raisonnables pour une telle demande, pourvu que vous soyez informé d'avance du montant de ces frais et que vous ne retiriez pas votre demande.

CWT pourrait vous demander des précisions supplémentaires qui permettraient de trouver certains renseignements personnels. Dans un tel cas, les renseignements supplémentaires ne seront pas utilisés à des fins autres que pour trouver les renseignements personnels.

Advenant que vos renseignements en dossier chez CWT s'avèrent incomplets ou inexacts, ils seront corrigés au besoin. S'il y a lieu, les renseignements corrigés seront transmis à des tiers qui utilisent lesdits renseignements.

Dans les cas suivants, CWT ne répondra pas aux demandes d'accès :

  • Si cela impliquait de révéler des renseignements à propos d'un tiers;
  • Si les renseignements sont assujettis à des privilèges solliciteur-client;
  • Si, ce faisant, des renseignements commerciaux confidentiels étaient révélés; et
  • Si les renseignements ont été fournis à l'occasion d'une procédure officielle de résolution de différends.

Si CWT ne répond pas à une demande d'accès, vous serez informé des motifs de ce refus.

Retour au haut de la page

NON-RESPECT DE LA CONFORMITÉ

Toute question concernant la conformité de CWT à la LPRPDE doit être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels. Un formulaire de plainte concernant la confidentialité peut être obtenu auprès du responsable de la protection de la confidentialité. CWT fera enquête et répondra aux plaintes écrites dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant leur réception. Si une plainte s'avère justifiée, CWT prendra les mesures nécessaires y compris, s'il y a lieu, la modification de ses politiques et procédures.

RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
2425 Matheson Blvd E, Suite 600
Mississauga, ON L4W 5K4

Courriel : cwtprivacyofficer@carlsonwagonlit.com

Retour au haut de la page

MODIFICATIONS À LA POLITIQUE SUR LA PROTECTION DE LA CONFIDENTIALITÉ

Toute modification à la présente Politique sur la protection de la confidentialité présentera un avis à la page d'accueil du site Internet de CWT. Si ladite politique devait être modifiée éventuellement, CWT n'utiliserait pas les renseignements personnels que vous nous avez transmis aux termes de la présente politique et qui irait à l'encontre de cette Politique sur la confidentialité sans avoir préalablement obtenu votre consentement.

Retour au haut de la page

ENTREPRISES CLIENTES ET SERVICE AUX VOYAGEURS D’AFFAIRES

Les entreprises clientes de CWT doivent consulter la Politique sur la protection des données relative aux services des déplacements d'affaires de CWT à https://www.carlsonwagonlit.com/global/en/legal/global-privacy-policy-fr/

Retour au haut de la page

RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES

Si vous avez d'autres questions ou commentaires concernant la présente politique sur la confidentialité, veuillez nous les transmettre par courriel à cwtprivacyofficer@carlsonwagonlit.com. Pour vos questions concernant vos données personnelles de voyage, veuillez communiquer avec votre succursale ou agence CWT.

Retour au haut de la page
  1. Pour les besoins de la présente Politique, Carlson Wagonlit Travel et CWT correspondent à Carlson Wagonlit Canada, une société de CW Travel Canada, Ltd et 152812 Canada Inc., faisant affaire sous la raison sociale ‘Carlson Wagonlit Travel’.

Dernière mise à jour – Février 2017.

Retour au haut de la page